Ratgeber · Belege aufbewahren

Wie lange Belege aufbewahren, und reicht ein Foto?

Kurz gesagt: 8 Jahre für Belege, und du bewahrst den Beleg selbst auf, auf Papier oder als vollständigen, lesbaren Scan. InvoiceSnap macht aus Belegfotos eine Tabelle, bewahrt die Belege aber nicht auf. Das machst du.

Beleg kostenlos scannen 5 kostenlose Scans im Monat · kein Konto · der Scanner ist auf Englisch

Was du bekommst

invoicesnap-apr-2026.csv3 Zeilen · 9 Spalten
VendorDateCategorySubtotalTaxTotalCurrencyVAT 19%VAT 7%
Café Lindner2026-04-14Meals11,502,1913,69EUR2,19
Stadtmarkt2026-04-15Groceries23,402,1225,52EUR0,761,36
Nordbahn2026-04-17Travel40,002,8042,80EUR2,80

Das bekommst du von InvoiceSnap: eine Liste mit Datum, Händler, Netto, MwSt. je Steuersatz und Brutto. Sie gehört neben deine Belege, nicht an ihre Stelle.

So funktioniert's

  1. 01

    Bewahr das Original auf

    Heb den Papierbeleg auf, oder ein vollständiges, lesbares Foto oder einen Scan, in deinem eigenen Ordner oder Laufwerk. Abgetippte Zahlen sind keine Kopie des Belegs.

  2. 02

    Leg ihn immer gleich ab

    Ein Ordner pro Jahr und Monat, und ein Dateiname wie Datum_Händler_Betrag (2026-04-14_Cafe-Lindner_13-69.jpg). Auch Jahre später findest du einen Beleg in Sekunden.

  3. 03

    Mach aus den Fotos eine Tabelle

    InvoiceSnap liest die Fotos und gibt dir Datum, Händler, Netto, MwSt. je Steuersatz und Brutto als Tabelle. Wir verwerfen das Bild nach dem Lesen, also speichere den Export neben deinen Originalen.

Die Regeln

Deutschland: 8 Jahre für Belege

Seit dem 1. Januar 2025 (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz) müssen Buchungsbelege, also Belege und Rechnungen, 8 Jahre aufbewahrt werden, vorher waren es 10. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse: weiterhin 10 Jahre. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist oder eingegangen ist. Quellen: § 147 AO (gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html) und § 14b UStG (gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html).

Foto oder Scan statt Papier

Bilder und Scans sind erlaubt, wenn sie mit dem Original übereinstimmen, jederzeit verfügbar sind und lesbar und maschinell auswertbar bleiben (§ 147 Abs. 2 AO). Die GoBD stellen weitere Bedingungen, wenn du Papier durch Scans ersetzen willst, zum Beispiel eine schriftliche Beschreibung, wie du scannst (Verfahrensdokumentation). Frag deinen Steuerberater, bevor du Papier wegwirfst.

Was InvoiceSnap macht und was nicht

InvoiceSnap liest das Foto eines Belegs und schickt Datum, Händler, Netto, MwSt. je Steuersatz und Brutto an deinen Browser zurück. Das Bild wird gelesen und danach verworfen; wir speichern es nicht und sind kein Archiv. Deine Daten bleiben in deinem Browser, bis du sie exportierst oder löschst.

Eine einfache Gewohnheit

Ein Ordner pro Jahr und Monat, Dateiname Datum_Händler_Betrag, und der InvoiceSnap-Export des Monats daneben. So hast du deine Liste und Summen und die Belege selbst an einem Ort.

Regeln ändern sich

Das sind die Regeln, wie die genannten Quellen sie im November 2026 veröffentlichen, keine Steuerberatung. Frag für deine Situation deinen Steuerberater.

Fragen

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Seit dem 1. Januar 2025 8 Jahre für Buchungsbelege (Belege und Rechnungen), vorher 10. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse: weiterhin 10 Jahre; Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist oder eingegangen ist. Quellen: § 147 AO (gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html) und § 14b UStG (gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html). Frag für deine Situation deinen Steuerberater.
Reicht ein Foto von einem Beleg?
Das kann reichen, wenn es mit dem Original übereinstimmt, jederzeit verfügbar und lesbar ist (§ 147 Abs. 2 AO). Die GoBD stellen aber weitere Bedingungen, wenn du Papier durch Scans ersetzen willst, zum Beispiel eine Verfahrensdokumentation. Frag deinen Steuerberater, bevor du Papier wegwirfst. Eine Tabelle mit abgetippten Zahlen ist keine Kopie eines Belegs.
Speichert InvoiceSnap meine Belege?
Nein. Google Gemini liest das Bild, danach wird es verworfen; wir speichern es nie auf unseren Servern. Deine Daten bleiben in deinem Browser. Bewahr deine Originale selbst auf und nutz den InvoiceSnap-Export als Liste und Summen.
Darf ich das Papier wegwerfen, wenn ich es fotografiert habe?
Das hängt von deiner Situation ab und von den GoBD-Bedingungen. Frag deinen Steuerberater, bevor du Papier wegwirfst. Wir können das nicht für dich entscheiden.
Was bewahre ich neben den Originalen auf?
Die Tabelle, die InvoiceSnap exportiert: eine Zeile pro Beleg mit Datum, Händler, Netto, MwSt. je Steuersatz und Brutto. Damit findest du deine Summen schnell, aber die Belege selbst bewahrst du weiter auf.
Gibt es InvoiceSnap auf Deutsch?
Diese Anleitung ja, der Scanner selbst ist auf Englisch. Deutsche Belege liest er problemlos, und die Spaltennamen im Export sind Englisch (Vendor, Date, VAT 19% …).
Was kostet es?
5 Scans im Monat sind kostenlos, ohne Konto. Danach gibt es Pakete ab 4 € für 20 Scans, und das Guthaben verfällt nie. Ein Abo gibt es nicht.

InvoiceSnap auf einen Blick

Preis
5 kostenlose Scans im Monat, ohne Konto. Danach einmalige Pakete: 20 Scans für 4 €, 100 für 15 € oder 500 für 60 €. Kein Abo.
Guthaben
Verfällt nie. Nicht genutztes Guthaben wird auf Anfrage innerhalb von 14 Tagen nach dem Kauf erstattet.
Belegfotos
Standortdaten werden auf deinem Gerät entfernt, danach liest Google Gemini das Foto nach den Bedingungen der API und verwirft es. Nie auf unseren Servern gespeichert.
Deine Daten
Bleiben in deinem Browser, nur auf deinem Gerät. Exportieren oder löschen, wann du willst.
Dateien
JPG, PNG, HEIC und PDF (erste Seite), bis zu 50 pro Upload.
Export
Excel (.xlsx), CSV im Zahlenformat deiner Region, Importdateien für Xero und QuickBooks sowie JSON.

Nicht mehr abtippen. Einfach scannen.

5 Scans im Monat kostenlos, ohne Konto und ohne Kreditkarte.

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